Importance de la GED pour les entreprises

Nous sommes à l’ère de la dématérialisation des documents ! Le temps du papier est révolu ! Cherchant à optimiser la gestion de leurs divers documents, de plus en plus d’entreprises se tournent vers la GED ou Gestion électronique des documents. Pourquoi investir dans cette solution ? Décryptons les points essentiels à connaître concernant la GED et ses enjeux pour les entreprises.

La GED, une solution aux multiples avantages

Pour mener à bien ses activités, l’entreprise gère d’importants actifs immatériels dont des bases de données, des pièces comptables, des documents administratifs, des contrats, des documents fiscaux, des pièces bancaires, des titres de propriété ou de cession de bien immobilier, des pièces justificatives, des documents dématérialisés à la source… Et plus les activités de l’entreprise se développent, plus sa base documentaire s’enrichit et se complexifie. Investir dans une solution de gestion électronique de documents lui permettra d’optimiser la gestion de l’ensemble de ces actifs. On peut trouver sur appvizer Magazine un guide pour bien choisir un logiciel de GED. Un système de GED permet à l’entreprise de réduire ses coûts liés au papier et aussi les volumes de stockage. Ensuite, cette solution logicielle lui permet de gagner de temps dans la gestion des documents. En un rien de temps, on accède à l’information qu’on recherche. La GED permet également de mieux maîtriser les droits d’accès et de renforcer le contrôle des informations sensibles.

Les fonctionnalités principales d’une GED

Une GED permet de maîtriser parfaitement le cycle de vie du document. Sa première grande fonction consiste à la création du document. Le système doit d’une manière générale permettre trois types d’entrées : les documents dématérialisés à la source (formulaire sur un site internet par exemple), les documents papiers (qu’on transforme en fichiers digitaux par scan ou capture) et enfin les créations directes dans le logiciel même. Sa deuxième fonctionnalité principale consiste au traitement des documents. Une fois intégré, chaque pièce sera indexée afin de permettre à l’utilisateur de la retrouver aisément ultérieurement. Les documents seront par la suite classés, partagés et stockés. En fin de vie, ils seront détruits conformément aux règles de gestion attachées.

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